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Titel
Text copied to clipboard!Koordinator/in für Immobilienverwaltung
Beschreibung
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Wir suchen eine/n Koordinator/in für Immobilienverwaltung, der/die unsere Verwaltungsprozesse rund um Wohn- und Gewerbeimmobilien effizient, serviceorientiert und strukturiert steuert. In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Eigentümern, Mietern, Hausmeistern, externen Dienstleistern und internen Fachbereichen. Sie sorgen dafür, dass Abläufe im Tagesgeschäft reibungslos funktionieren, Termine eingehalten werden und alle relevanten Informationen transparent dokumentiert sind. Dabei verbinden Sie organisatorisches Geschick mit Kommunikationsstärke und einem guten Verständnis für immobilienbezogene Verwaltungsaufgaben.
Zu Ihren Aufgaben gehört die Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen, die Nachverfolgung von Reparaturmeldungen sowie die Abstimmung mit Handwerksbetrieben, Facility-Services und weiteren Partnern. Sie unterstützen bei der Verwaltung von Mietverhältnissen, bearbeiten Anfragen von Mietern und Eigentümern und helfen bei der Vorbereitung von Unterlagen, Berichten und internen Auswertungen. Darüber hinaus überwachen Sie Fristen, pflegen Stammdaten und stellen sicher, dass Dokumente, Verträge und Vorgänge vollständig und nachvollziehbar abgelegt werden.
Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Priorisierungsfähigkeit und Genauigkeit. Sie behalten auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick und handeln lösungsorientiert. Idealerweise bringen Sie bereits Erfahrung in der Immobilienverwaltung, im Property Management oder in einer vergleichbaren administrativen Koordinationsfunktion mit. Kenntnisse in der Kommunikation mit Mietparteien, im Umgang mit Dienstleistern sowie in der Bearbeitung von Schadens- und Wartungsvorgängen sind von Vorteil.
Wir bieten Ihnen ein professionelles Arbeitsumfeld mit klaren Prozessen, abwechslungsreichen Aufgaben und der Möglichkeit, aktiv zur Qualität und Wirtschaftlichkeit unseres Immobilienbestands beizutragen. Sie arbeiten in einem teamorientierten Umfeld, in dem Zuverlässigkeit, Servicebewusstsein und eine strukturierte Arbeitsweise geschätzt werden. Wenn Sie Freude daran haben, organisatorische Verantwortung zu übernehmen, verschiedene Ansprechpartner zu koordinieren und immobilienbezogene Abläufe effizient zu gestalten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
In dieser Funktion leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur Werterhaltung der betreuten Objekte und zur Zufriedenheit aller Beteiligten. Sie unterstützen nicht nur das operative Tagesgeschäft, sondern tragen auch dazu bei, Prozesse kontinuierlich zu verbessern, Kommunikationswege zu optimieren und die Servicequalität nachhaltig zu erhöhen. Die Position eignet sich für engagierte Fachkräfte, die administrative Stärke mit Praxisnähe verbinden und in einem dynamischen Immobilienumfeld langfristig Verantwortung übernehmen möchten.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Koordination von Instandhaltungs-, Reparatur- und Wartungsmaßnahmen für betreute Immobilien
- Bearbeitung und Nachverfolgung von Mieter-, Eigentümer- und Dienstleisteranfragen
- Terminabstimmung mit Handwerksfirmen, Hausmeistern und externen Servicepartnern
- Pflege und Verwaltung von Objekt-, Vertrags- und Mieterstammdaten
- Überwachung von Fristen, Aufträgen, Dokumentationen und offenen Vorgängen
- Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Auswertungen und Verwaltungsunterlagen
- Sicherstellung einer vollständigen und nachvollziehbaren Ablage relevanter Dokumente
- Kommunikation mit internen Abteilungen zur Abstimmung operativer Verwaltungsprozesse
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in der Immobilienverwaltung, im Property Management oder in einer ähnlichen Funktion
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke im Umgang mit Mietern, Eigentümern und Dienstleistern
- Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise immobilienbezogener Verwaltungssoftware
- Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren und Prioritäten zu setzen
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrung haben Sie in der Immobilienverwaltung oder Objektkoordination?
- Wie gehen Sie mit mehreren dringenden Anfragen gleichzeitig um?
- Welche Softwarelösungen haben Sie bereits in der Immobilienverwaltung genutzt?
- Wie stellen Sie eine serviceorientierte Kommunikation mit Mietern sicher?
- Welche Erfahrungen haben Sie in der Koordination externer Dienstleister?
- Wie organisieren Sie die Nachverfolgung von Reparaturen und Wartungsaufträgen?
- Was motiviert Sie an einer Tätigkeit in der Immobilienverwaltung?
